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수많은 회사들이 효율성을 제고하기 위해 ERP 개발 도입에 많은 시간과 노력, 자금과 인력을 투자합니다. 하지만 효용 낮은 결과로 실패를 겪는 회사들이 많습니다.
ERP는 일반적인 기성품을 구매하는 것이 아니라 일종의 소프트웨어 ‘구축’이기에, 도입을 준비하는 순간부터 업체 선정 과정, 실무에서의 적응과 활용까지 복잡한 과정을 수행해야 합니다. 그래서 ERP 개발과 도입에 관심을 두기 시작했거나, 준비 절차에 돌입한 분들이라면 최소한 아래의 내용은 염두에 두고 ERP를 개발&도입해야 합니다.
✍️ 이 글의 순서
• ERP 도입 전에 준비해야 하는 것
• ERP 구축 단계별 프로세스
• ERP 도입 안정화를 위한 3가지
• 안정적인 ERP 개발과 도입, ‘위시켓’에서
ERP 시스템은 재무, 인사, 생산, 공급망 관리 등 다양한 기능을 포함합니다. 각 기능은 기업의 운영을 지원하며, 데이터의 통합 관리를 통해 효율성 제고에 목적을 둡니다.
하지만 새로운 시스템이 구축되고 도입되는 만큼, 실제 사용해야 할 실무자들의 반대에 부딪히는 경우가 생기곤 합니다. 실제로 ERP 도입이 전사적으로 추진되지 못하고 일부 업무의 개발만 반복하게 되면서 기대만큼의 효율을 뽑지 못한 사례도 많습니다. 이런 문제가 발생하지 않도록, ERP 도입 과정에서 꼼꼼한 준비 단계를 거쳐야 합니다.
먼저 현황 분석을 실시해야 합니다. 여기에는 회사의 전반적인 개요와 조직 상태를 분석하는 것이 포함됩니다. 또한, 현재의 정보 기반 환경과 정보화 수준을 평가하고, ERP 도입의 목적과 사용자의 요구사항을 분석해야 합니다.
다음으로, 도입 전략 수립 단계가 필요합니다. 현재 업무 수준과 조직 구성원의 ERP에 대한 이해도를 평가하고, 정보 시스템의 비전을 설정하며 도입 범위를 결정해야 합니다. 이를 통해 ERP 시스템이 회사와 사람에게 잘 맞춰지도록 조정해야 합니다.
ERP 솔루션, 외주 개발사를 잘 선택하기 위해서는 먼저 우리의 니즈를 객관적으로 파악합니다. 필요한 기능과 해결하고자 하는 문제를 정리합니다. 그 다음, 다양한 ERP 솔루션과 개발 업체를 조사하고 그들의 경험, 평판, 기술 지원 수준을 평가합니다. 후보 업체에게 데모를 요청해 실제 사용 시 어떤 기능과 성능을 제공하는지 확인하는 것도 하나의 방법입니다.
ERP 업체에게 보낼 제안요청서(RFP) 작성도 필요합니다. 제안요청서는 앞에서 정리했던 현재 시스템 환경과 조직 구조 등을 설명하고, 무엇을 원하는지 ‘기술 요구사항’을 명시해야 합니다. 프로젝트 일정과 주요 마일스톤(포괄적 측면에서), 목표하는 완료일까지 담으면 보다 현실적인 견적 확인이 가능합니다.
ERP 구축 방법론이란, 성공적인 시스템 도입을 목적으로 만들어진 프로세스입니다. 대부분이 아래와 같은 과정을 거치되, 사용자의 요구사항에 맞춰 커스터마이징된 프로덕트가 탄생됩니다. 각 단계는 체계적인 접근이 필요하고, 특성에 맞춘 전문가의 경험과 지식이 덧대어져야 하기에, 우선 개괄적인 맥락과 흐름을 이해하는데 주력해야 합니다.
이 단계에서는 현재의 상태를 정확하고 면밀히 파악해야 합니다. 전사적 측면과 부서 측면, 직원(사람)이라는 축으로 나누어 현상과 문제, 니즈와 비전을 정리합니다. 이를 통해 시스템이 필요한 부분을 명확히 이해하고, 그 결과를 설계 단계로 반영합니다.
분석 결과를 바탕으로 앞으로 진행할 프로세스를 도출합니다. 대부분의 전문 외주 개발사는 나름의 ERP 개발&도입 프로세스를 갖추고 있습니다. 하지만 모든 일이 자로 잰 것처럼 언제나 같지는 않기 때문에, 우리 회사에 맞춤 전략을 얼마나 유연하게 세울 수 있느냐가 중요합니다.
따라서 설계 단계에서는 조직에 최적화된 ERP 프로세스를 찾아가는 분석을 수행합니다. ERP 시스템에서 해결할 수 없는 문제에 대한 해결책과 대책을 수립하며, 기존 애플리케이션이나 미래에 도입될 소프트웨어와의 인터페이스 문제를 파악합니다.
분석과 설계를 통해 파악된 상태를 기반으로 단계별 목표를 설정하고 이를 검증합니다. 그리고 ERP 제작, 구현, 적용이 시작됩니다. 대체할 수 있는 패키지나 모듈이 있다면 차용하고, 없다면 직접 개발합니다. 기성 모듈이 있다고 해도 우리 회사에 특성에 맞게 커스텀하는 과정도 필요합니다.
마지막으로 본격적인 시스템 운영에 앞서 시범적으로 운영 과정을 거칩니다. 구축된 시스템에 실제 데이터를 입력하여 테스트 운영을 진행하는데요. 이 과정에서 문제가 발견되면 피드백을 통해 개선점을 찾아 시스템을 수정합니다.
신규 시스템이 제대로 정착하기 위해서는 발생할 수 있는 여러 사례에 대한 대응책이 마련되어 있어야 합니다. 나아가 유명무실한 시스템이 되지 않기 위해서는 무엇보다도 대표자와 임원들의 적극적인 지원이 중요합니다. 현업에 종사하는 실무자들이 ERP를 업무 처리 도구로 활용 가능할 때까지, 관리자들의 꾸준한 관심과 지원이 반드시 필요합니다.(이후 업무는 되도록 ERP를 통해 모두 진행되도록 유도합니다)
성공적인 ERP 도입을 위해서는 사용자가 ERP 시스템의 도입 목적과 기능을 충분히 이해해야 합니다. 이를 위해 철저한 사용자 교육이 진행되어야 하는데요. 대기업에서도 도입 전 미리 사내 사용자 교육을 통해 현장의 저항을 최소화합니다. 이렇게 하면 사용자가 새로운 시스템에 적응하고, ERP 도입 후 발생할 수 있는 문제를 미리 예방하는 데 큰 도움이 됩니다.
ERP는 기존에 없던 시스템을 도입하는 것이기 때문에 전반적인 업무 프로세스에 변화가 일어나게 됩니다. 따라서 새로 고안된 ERP 시스템에 맞춰 업무를 재설계하고, 각 조직의 역할을 명확히 설정해야 합니다.
본격적인 도입 전, ‘프로토타이핑’을 통해 시행착오를 최소화하고, 시나리오 기반의 반복적인 테스트를 통해 시스템의 안정성을 확보하는 것도 하나의 방법입니다. 도입 후에 발생하는 리스크를 줄이고, 시스템의 완성도를 높일 수 있는 좋은 대안입니다.
아무리 많은 예산과 인력을 투입해도, ERP 도입 과정에서는 사소한 문제가 발생하기 마련입니다. 이때 원인 규명과 책임도 중요하지만, 무엇보다 ‘해결’이 중요함을 이해해야 합니다. ERP 문제는 회사 전체의 효율과 이익에 관한 문제로 신속한 결정과 대안 마련만이 손실을 줄일 수 있는 가장 좋은 방법입니다.
나아가 비상 상황에 대비한 백업 및 복구 절차를 준비하고 실행하여 데이터 손실을 방지해야 합니다. 신뢰할 수 있는 데이터 변환과 철저한 사전 검증, 그리고 모든 과정의 문서화(기록화)도 필수입니다. 이를 통해 데이터의 일관성과 정확성이 유지되고, 궁극적으로 ERP의 안정적 토대가 마련됩니다.
앞서 이야기드린 것처럼, ERP는 회사 운영의 효율 이슈와 직결됩니다. 어떻게 구현하고 적용하느냐에 따라 매출에 직접적인 영향을 끼치기도 합니다. 그래서 더욱 중요히 여겨지는 게 바로 ‘안정감’입니다.
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