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실제로 ERP 도입을 고민하는 기업들이 가장 많이 하는 질문이 바로 “우리가 가진 엑셀 데이터를 ERP로 옮길 수 있을까요?”입니다. 당연한 걱정이죠. 몇 년 동안 쌓아온 소중한 데이터니까요.
오늘은 실제 ERP 도입에 성공한 기업들의 경험을 바탕으로, 엑셀 데이터를 ERP로 옮기는 방법을 자세히 안내해 드리려고 합니다. 각 단계에서 여러분이 준비해야 할 것들, 그리고 도움을 받을 수 있는 부분들까지 꼼꼼히 살펴봅니다.
✍️ 이 글의 순서
• 엑셀이 ERP로 통합되는 과정 (4단계)
• 담당자가 해야 할 일들
• ERP 통합 과정을 더 쉽게 만드는 방법
ERP 도입의 성패는 철저한 계획에서 시작됩니다. 이 단계에서는 현재 기업이 보유한 모든 엑셀 데이터를 파악하고, 이걸 어떻게 ERP로 옮길지 큰 그림을 그리죠.
제일 먼저 할 일은 지금 우리가 보유한 데이터, 옮길 데이터를 정확히 파악하는 거예요. 각 부서에서 어떤 엑셀 파일을 쓰고 있는지, 그 안에 어떤 정보가 들어있는지 꼼꼼히 살펴봐야 해요. 단순히 파일이 몇 개인지 세는 게 아니라, 파일끼리 어떻게 연결되어 있는지, 용량은 얼마나 되는지까지 체크해 보세요.
실제로 같은 회사임에도 불구하고, 부서마다 명칭을 다르게 쓰고 있는 회사들이 많습니다. 예를 들어 영업팀은 ‘A기업’이라고 쓰는데, 회계팀은 ‘에이기업’이라고 쓰고 있을 수 있죠. 또 누구는 날짜를 ‘2024-01-11’로 쓰고, 누구는 ‘2024.01.11’로 써요. 빈칸으로 두기도 하고, 같은 내용을 두 번 입력해 놓기도 하고요. 이런 것들을 하나하나 찾아서 통일시켜주는 게 이 단계의 핵심입니다. 이런 차이를 어떻게 통일할지 미리 정해두면 나중에 훨씬 수월해요.
팁 하나 드리자면, 이런 기준은 혼자 정하지 않아야 합니다. 꼭 관련 부서 담당자들과 함께 이야기를 나눠보세요. 나중에 “이렇게 하기로 했었나요?”하는 상황을 피할 수 있답니다.
• 각 부서의 엑셀 데이터 현황 점검 > 데이터 상태와 연관성 확인
• 불일치 데이터 표준화
• 부서 간 협의 > 정리 기준 확정하기
이제 진짜 작업을 시작할 차례입니다. 2단계는 전체 과정에서 가장 많은 시간이 걸리는 부분인데요. 귀찮고 지루할 수 있지만, 이 과정을 얼마나 꼼꼼하게 하느냐에 따라 나중 결과가 크게 달라진답니다.
엑셀 파일에 있는 예쁜 디자인들, 이제는 과감히 지워야 할 때예요. 셀 병합, 색상, 테두리 같은 것들이요. 보기에는 예뻤지만, ERP로 옮길 때는 오히려 방해가 될 수 있거든요. 순수한 데이터만 남기는 게 포인트입니다.
• 불필요한 서식(셀 병합, 색상, 테두리) 제거 > 순수 데이터만 남기기
• 빈 셀, 중복 데이터 없애기
이제 정리된 데이터를 ERP가 이해할 수 있는 언어로 바꾸는 단계입니다. 이 단계는 혼자 하기는 조금 어려울 수 있어요. 전문 개발자의 도움이 필요한 부분이거든요.
ERP는 우리와 조금 다르게 생각해요. 우리는 ‘에이텍 주식회사’라고 부르는 거래처를, ERP는 ‘A001’같은 코드로 인식하거든요. 그래서 모든 정보에 이런 코드를 붙여줘야 합니다. 쉽게 말하면 우리가 쓰는 언어를 ERP가 이해할 수 있는 언어로 번역하는 것과 같습니다.
여기서 주의해야 할 점은 실제 데이터를 한 번에 다 옮기려고 하지 않아야 한다는 점입니다. 처음에는 테스트용 데이터로 연습하듯 해보는 게 좋아요. 실수로 뭔가 잘못되더라도 큰 문제가 되지 않거든요. 실전에서 실수하면 되돌리기가 불가능한 상황이 벌어질 수 있습니다.
• ERP가 이해할 수 있도록 변환 > 코드 체계 정립
• 거래처, 품목, 계정과목 등에 체계적인 코드 부여
• 반드시 ‘테스트 데이터’로 먼저 시도하기
이제 정말 중요한 순간이에요. 그동안 정리하고 다듬은 데이터를 실제 ERP 시스템에 넣는 단계인데요. 이때는 특히 ‘검증’이 무척 중요합니다. 데이터를 한꺼번에 옮기면 위험하니, 보통 거래처나 품목 정보 같은 기본 데이터부터 시작해서 매출이나 재고 같은 실적 데이터 순으로 차근차근 옮깁니다.
1. 거래처 정보, 품목과 같은 ‘기본 데이터’ 옮기기
2. 매출과 재고와 같은 ‘실적&숫자 데이터’ 옮기기
3. 그리고 나머지 데이터 옮기기
데이터를 옮길 때마다 반드시 확인해야 할 것들이 있습니다. 숫자가 정확한지, 날짜는 맞는지, 빠진 내용은 없는지 등을 꼼꼼히 살펴봐야 해요. 특히 회계 관련 데이터는 1원의 오차도 허용되지 않으니 더욱 신중하게 확인해야 합니다. 확인 과정에서 문제가 발견되면, 일단 작업을 멈추세요. 뭐가 잘못됐는지 찾아보고, 문제를 해결한 뒤에 다시 처음부터 차근차근 확인해야 합니다.
모든 데이터를 옮긴 후에도 최소 2주 정도는 새로운 시스템을 유심히 지켜봐 주세요. 어떤 프로덕트도 적응 기간이 필요하니까요. 시스템이 잘 작동하는지, 데이터는 정확한지 확인하는 시간이 필요합니다.
• 정리된 데이터를 ERP에 단계적으로 이전
• 데이터 정확성(숫자, 날짜, 누락 여부 등) 철저히 검증
• 오류 발견 시 즉시 수정 후 재검증
• 데이터 이전 후 최소 2주간 모니터링 > 안정성 확보
ERP 구축 과정을 단계별로 살펴보았는데요. “이 많은 일을 우리가 다 해야 하나요?”라고 걱정하시는 분들이 많습니다. 답은 ‘No’입니다. 대부분의 기술적인 작업은 ERP 전문가들이 도맡아 처리합니다. 다만 성공적인 ERP 구축을 위해서는 클라이언트 여러분의 협조가 꼭 필요한 부분들이 있습니다.
가장 중요한 건 현재 사용 중인 엑셀 파일들의 현황을 정리하는 일입니다. 각 부서에서 어떤 엑셀 파일들을 사용하고 있는지, 그 안에 어떤 정보가 들어있는지 목록을 만들어주시면 됩니다. 별로 중요하지 않은 것 같다며 누락하는 파일들이 종종 있는데, 이런 자료들이 나중에 꼭 필요한 경우가 많습니다. 일단 모호하다고 판단되는 모든 파일을 빠짐없이 정리해 주세요.
두 번째는 데이터 담당자를 지정하는 일이에요. 인사팀은 인사 데이터, 회계팀은 회계 데이터처럼 각 부서의 데이터를 책임질 담당자가 필요합니다. ERP 구축 과정에서 수시로 데이터 확인이나 의사결정이 필요한데, 이때 누구에게 물어봐야 할지 명확해야 시간이 지체되지 않습니다.
데이터 정리에는 생각보다 많은 시간이 필요해요. 짧게는 몇 주, 길게는 1년이 걸리는 프로젝트도 있어요. 특히 연말정산이나 재무제표 작성 등 바쁜 시기는 피하는 것이 좋습니다. 부서별로 업무가 한가한 시기를 파악해 데이터 정리 일정을 잡으세요.
모든 데이터를 한 번에 옮기려 하지 마세요. 중요도와 시급성을 기준으로 이전 순서를 정하는 것이 안전합니다. 예를 들어 거래처 정보, 품목 정보와 같은 기준 정보를 먼저 옮기고, 그 다음 거래 실적이나 재고 데이터를 옮기는 식으로 진행하면 좋습니다.
ERP 시스템 가동 직후에는 2주 정도 기존 엑셀 시스템과 병행 운영하는 것을 추천드려요. 이 기간 동안 발견된 오류를 수정하고, 사용자들이 새로운 시스템에 적응할 수 있는 시간을 가질 수 있습니다. 데이터 정리에 혼선없이 자연스럽게 이어지기 위해서는 새롭게 생기는 데이터들을 어떻게 처리할지 미리 결정해두는 게 중요하죠.
이 모든 과정을 더 쉽게 만드는 방법이 있습니다. 바로 위시켓 같은 IT 전문 아웃소싱 플랫폼의 도움을 받는 것입니다. 어떤 도움을 받을 수 있을지, 좀 더 자세히 알아보겠습니다.
위시켓이 가장 먼저 하는 일은 여러분의 상황을 정확히 이해하고, 이 상황을 잘 해결할 수 있는 최적화된 개발사를 선별하는 일입니다. 위시켓에는 약 13만의 개발사&개발자들이 활동 중인데요. 1:1로 배정된 위시켓 전담 매니저는 그중에서도 특히 ERP 구축 경험이 풍부한 전문가들만 엄선, 선별해 드립니다. 비슷한 규모, 비슷한 업종의 ERP 구축 경험이 있는 개발사라면 더할 나위 없겠죠?
수많은 ERP 프로젝트를 진행해온 위시켓 매니저들은 여러분의 상황에 꼭 맞는 가이드를 제공해 드려요. “이 데이터는 이렇게 정리하면 좋아요”, “저 항목은 이런 식으로 분류하면 편하실 거예요”처럼 실제 경험에서 우러나온 조언을 아끼지 않습니다.
개발 프로젝트 경험이 적거나 처음이라면 개발사와의 소통 자체가 걱정이 될 수 있어요. 바로 그 지점을 위시켓 매니저가 시원히 해결해 드리고 있어요. 클라이언트와 개발사 사이에서 가교 역할을 하거든요. 개발자들의 전문적인 용어는 알기 쉽게 풀어서 설명해 드리고, 반대로 여러분의 요구사항은 개발자들이 이해하기 쉽게 정리해서 전달합니다. 미팅에도 함께 참석해 중요한 포인트를 놓치지 않도록 도와드리죠.
ERP 개발도 결국 사람이 개발하는 일이라, 진행 사이 소소한 문제가 생기기도 합니다. 우선 위시켓은 사전에 문제가 생기지 않도록 계약서를 철저히 작성해요. 프로젝트 필요 내용을 세세히 명기하고 파트너 법무법인의 법률 검토를 받아 진행하고 있거든요.
그럼에도 불구하고 나중에 문제가 생기는 경우가 있어요.(일정 지연 등) 이런 경우에는 위시켓의 경험으로 고안해 둔 ‘안심 중재 솔루션’에 따라 신속하고 안전하게 문제를 해결해 드리고 있답니다.
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