프리랜서들을 위한 업무 시스템 설정 방법

2013.10.08

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프리랜서들을 위한 업무 시스템 설정 방법

어느 분야에 종사하든 업무의 질과 높은 생산성을 유지하기 위해 노력하는 프리랜서라면 끊임없이 난관에 부딪히기 마련입니다. 결과를 향상시키는 여러 방법 중 하나는 바로 다방면에 적용할 수 있는 시스템을 구축하는 것입니다.

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시스템을 구축해야 하는 이유


1. 생산성이 최대로 높아진다

업무 시스템을 고안할 때 얻을 수 있는 가장 큰 이점은 바로 효율성과 생산성이 높아진다는 것입니다. 일할 수 있는 시간이 한정되어 있는 프리랜서로서 이런 점은 우리가 벌 수 있는 돈의 액수와 직결되는 문제지요. 향상된 생산성은 더 높은 수익이나 더 적은 업무시간을 의미하는데 둘 다 좋은 결과라는 점에는 모두 동의할 겁니다.

2. 좋은 습관이 길러진다

비슷한 업무를 반복해서 진행하면 자연스레 습관이 생깁니다. 회사원처럼 감시할 상사가 없는 프리랜서의 경우에 나쁜 습관들은 정말 쉽게 생길 수 있죠.  의식적으로 자신만의 시스템이나 업무방식을 구축해야 나쁜 습관 대신 좋은 습관을 몸에 익힐 수 있습니다.

3. 업무의 질이 향상된다

시스템은 시간을 효과적으로 사용할 수 있도록 도울 뿐만 아니라 더 나은 업무결과를 낳는데 도움을 줍니다. 만약 한 분야에서 오랜 경험을 쌓은 프리랜서라면 이미 어떻게 해야 최상의 결과를 이끌어 낼 수 있는지 오랜 기간에 걸쳐 학습한 바 있겠지요. 이러한 요소들을 체계적으로 실행에 옮긴다면 지속적으로 높은 업무의 질을 유지할 수 있을 겁니다.

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시스템을 업무에 적용하는 방법


1. 재정 관리

부분의 프리랜서들이 가장 두려워하는 업무사안 중 하나가 바로 재정관리입니다. 수입과 지출을 따져보고 클라이언트에게 보낼 청구서를 완성하고 관리하는 것은 많은 사람들이 애를 먹는 과정입니다. 그러나, 재정을 어떻게 관리할 지에 대한 시스템을 구축해 놓는다면 시간도 쉽게 절약하고 골치아픈 일도 피할 수 있습니다.

재정을 관리하는데 필요한 시스템을 구축하기 위해서 스프레드시트를 사용해서 개인 정보를 한 눈에 훑어볼 수 있도록 정리하는 장치를 마련하는 것이 필요합니다. 뿐만 아니라 이러한 작업을 정기적으로 수행하도록 계획해야 합니다. 예를 들어, 매 주 금요일 오후에는 한 주 동안의 수입과 지출을 기록하고 세금계산서를 발송한 후 특히 뛰어난 성과가 있었는지 검토해 보기로 정해 놓는 겁니다.

제대로 된 시스템을 구축해 놓지 않으면 기록해 두어야 되는 내용을 누락하거나,아직 지불되지 않은 세금계산서 발송을 깜빡 잊기 일쑤입니다. 그렇게 되면 이런 문제들을 다시 처리하는데 시간을 쏟아야 하고 이미 처리된 게 뭔지 앞으로 처리해야 될 게 뭔지 헤매기 쉽습니다. 그러나 효율적인 재정관리 시스템이 있으면 이런 데에 낭비하는 시간들이 절약되기 때문에 더 조직적으로 일하게 될 겁니다.

2. 비용 측정과 방침

비용을 측정하는 것은 쉽지 않은 일입니다. 많은 산업분야에서 다방면의 서비스를 클라이언트에게 의뢰하고 있기 때문에 당신이 얼마를 책정해야 하는지, 그리고 클라이언트가 될 쪽에서 얼마를 지불할 용의가 있는지 정확히 알기란 어렵습니다.  물론 가격 문제에 어느 정도 시간을 들이는 것은 필요하지만, 많은 경우 비용 문제는 필요이상의 시간을 잡아먹습니다. 그 결과 정작 업무에 쏟을 시간은 줄어들지요.

자신만의 표준화된 비용 책정 절차를 정해둔다면 클라이언트에게 프로젝트 비용을 좀 더 빨리 알려줄 수 있으며, 그 비용에 확신을 가질 수 있습니다.  이러한 시스템이 없다면 클라이언트가 얼마나 지불할 용의가 있는지 알아내는 데에 정신이 팔려 클라이언트의 예산 범위 내에서 가장 높은 가격을 부르려고 할 겁니다. 그러나 자신만의 비용책정 시스템이 있다면 당신은 당신의 서비스가 어느 정도의 가치를 지니는 지 알고 있기 때문에 클라이언트의 예산 범위와는 무관하게, 클라이언트가 당신이 부른 비용을 승낙하면 일을 맡을 것이고 만약 승낙하지 않는다면 단호하게 다른 프로젝트를 알아보면 그만이겠지요. 확고한 시스템이 없다면 프로젝트를 맡을 때마다 눈치싸움하며 진을 빼게 될 겁니다.

이러한 시스템은 당신이 금액산정에 도움이 될 뿐만 아니라 언제 어떤 형식으로 지불을 클라이언트에게 요구할 지 결정하는 데에도 도움이 됩니다. 대부분의 프리랜서들은 전체 금액 중 일부를 프로젝트 시작 전에 받는데 이러한 조건들을 재정 시스템에 포함시키는 것도 좋은 방법입니다. 만약 클라이언트가 조건을 거부한다면 “나는 모든 클라이언트에게 똑같이 이 조건을 적용하도록 시스템을 짜놓고 그대로 하는 거니까 어쩔 수 없다”라고 설명하면 될 테니까요.

3. 시간 관리와 계획하기

프리랜서 일만이 갖는 이점 중에 하나는 대부분의 회사에 취직해서 일하는 사람들과는 달리 스케줄을 유동적으로 관리할 수 있다는 점입니다. 그러나, 지나치게 스케줄이 유동적이라 일관성이 없는 경우 생산성이 저하되고 시간을 효율적으로 쓰지 못합니다.  수입을 올리거나 업무시간 을 줄이는 게 목표라면 생산성을 개선할 시간관리 시스템을 구축하는 것이 필수적이죠.

예를 들어, 특정 업무를 특정 시간대에 반복하도록 정해두거나, 해야 할 일을 나열한 리스트를 만들고 하나씩 해나간다든가, 하루 중 가장 일이 잘 되는 시간에 집중적으로 일한다든가 하는 방법들 모두 보다 나은 결과를 만들어 낼 겁니다.

이 중 어떤 방법으로 어떻게 시스템을 구축할 지는 개개인마다 다르겠지만 공통적으로 중요한 것은 자신의 업무습관을 파악하고 자신만의 시간관리를 위한 시스템을 만들어 평가할 줄 아는 것입니다.

4. 고객 관리

직종에 상관없이 어떤 프리랜서든 업무상 고객관리를 피할 수 없을 겁니다. 물론 기계처럼 고객 응대를 자동화하는 것은 불가능하겠지만 어느 정도 고객 관리를 효과적으로 할 수 있는 나만의 시스템을 만들어 두는 것이 필요합니다. 예를 들어 당신이 하루종일 이메일 확인하는 것을 멈추고 싶다고 가정해 보지요. 이 경우 시간대를 정해 두고 그 시간만 수신함을 확인해서 답장을 보내면 됩니다. 또한 서로 다른 고객들로부터 비슷한 질문의 이메일을 여러 통 받는다면, 해당 사안에 대한 템플릿을 만들어 두고 비슷한 질문을 받을 때마다 템플릿을 상황에 맞춰 조금씩 수정한 후 발송하면 됩니다.

고객 응대를 위한 시스템을 구축하는 일은 사실 세심한 주의가 필요합니다. 물론 업무 효율성을 위해서라면 고객 응대 역시 다른 일들처럼 시스템을 구축해 두는 것이 도움이 되기야 하지만, 항상 개개인에 맞는 접근법을 택해야 하며 지나치게 일률적으로 체계화된 고객 응대를 할 경우 서비스의 질이 저하된다는 점을 잊지 말아야 합니다.

5. 작업 순서

지금까지 프리랜서 일의 여러 방면과 관련된 서로 다른 시스템들에 대해 살펴봤지만 정작 프로젝트의 진행과 직결되는 업무 순서 시스템에 관해서는 아직 언급하지 않았었네요.

만약 당신이 디자이너라면 새 프로젝트를 시작할 때에 어떤 표준 절차를 따라 클라이언트로부터 정보를 제공받을 지에 대한 시스템을 구축해 두는 것이 좋습니다. 뿐만 아니라 자신에게 효과적인 방식대로 작업 순서에 대한 시스템을 설정해 둘 수도 있습니다. 예를 들면, 종이에 디자인 초안을 그리고 포토샵으로 이를 옮긴 후에, 코딩을 하는 식으로 말입니다. 또 코딩만 따로 떼어놓고 생각하자면, 자신만의 일관된 코딩 방식을 정해 두거나 프로젝트에 쓸 CSS framwork를 만들어 두는 것도 생산성을 향상하는 데 도움이 됩니다.

작업 순서에 대한 시스템을 구축하기 위해서는, 평소 일할 때 거치는 단계를 살펴보세요. 어느 단계에 시간을 가장 많이 쏟는지, 그리고 어떻게 절차를 세워야 업무를 단순화하고 더 나은 결과가 나오는지에 대해 생각해보세요.

시스템대로 작업할 때 생기는 단점


생산성을 높이기 위해 시스템을 정해두고 그대로 따르는 것도 지나치면 해가 됩니다. 기계적으로 접근하게 되기 때문입니다. 그렇게 되면 업무 만족도가 떨어지고 결국에는 이점보다 단점이 더 커질 수 있습니다. 자신만의 시스템을 구축할 때에는 스스로 잘 판단해서 뭐가 적절한 지 결정해야 합니다. 한 번 시스템이 자리잡으면, 융통성을 가지고 시스템을 따르고 그때그때 상황에 잘 맞춰서 수정할 필요가 있습니다. 여태까지 그래왔다고 해서 똑 같은 일을 그대로 반복하기만 하면 안됩니다.  그대신 애초에 왜 이런 시스템을 설정했는지 되짚어 보고 모든 경우에 똑같이 적용해야 되는 건 아니라는 점을 기억하세요.


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