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조직 운영의 어려움 중 하나는 ‘갑작스러운 퇴사 인원’이 생긴다는 점입니다. 이론적으로는 비슷한 경력과 실력을 지닌 사람을 채용하면 된다고 하지만, 현실에서는 그런 사람을 찾기도 어려울 뿐만 아니라, 인수인계가 제대로 이루어지지 않을 경우 퇴사한 사람이 갖고 있던 업무 히스토리가 공중분해되기도 하죠.
입/퇴사자가 유난히 많은 IT 업계에서는 항상 이 문제로 고민합니다. 그렇다면 어플 제작 프로젝트 중 갑자기 인원 변동이 생긴다면 어떻게 대응해야 할까요? 일단 결론은 ‘인수인계를 잘하는 것’입니다만, 중요한 건 ‘무엇을 어떻게 인수인계를 해야 할까’겠죠. 갑작스러운 인원 변동에도 효과적으로 대처하는 방법, 효율적인 인수인계 방법을 정리해 드립니다.
✍️ 이 글의 순서
• 인수인계 ‘계획, 준비’ 가이드
• 인수인계서 ‘작성’ 가이드
• 어떤 상황에서도 안정적인, 위시켓
이미 누군가가 퇴사하기로 마음 먹었을 때부터 인수인계를 준비한다면 너무 늦습니다. 회사는 언제나 인수인계 계획(plan)을 마련해 두어야 하고, 퇴사자 발생 시 미리 준비한 절차에 따라 인수인계가 실시될 수 있도록 안내해야 하죠. 일반적인 인수인계 가이드는 다음과 같습니다.
인수인계가 발생하는 시점은 둘 중 하나입니다. 1) 담당자가 퇴사한 경우 2) 업무 담당자가 바뀐 경우. 2)는 그나마 시간적․절차적 여유가 있지만, 1)은 ‘예상보다 일찍’ 움직이는 것이 좋습니다.(사전에 프로세스 대비) 직원이 퇴사 통보를 하자마자 퇴사할 수도 있고, 인수인계서를 작성하지 않고 퇴사하는 경우도 있기 때문입니다.
상황을 파악했다면 이제 인수인계 계획을 세울 차례입니다. 일반적으로 아래처럼 ‘회사’와 ‘인계자(퇴사자)’로 나누어 가 할 일을 정리합니다.
🏢 회사 : 대체 인력을 고민합니다. 사무실에서 인사이동을 할 수도 있고, 채용 공고를 내거나, 프리랜서를 고용할 수도 있죠. 각각의 장단점이 있으니, 어떤 방법이 가장 효율적인지 고민해 봐야 합니다.
👩💻 인계자(퇴사자) : 인수인계서를 문서 형태로 작성합니다. 따로 정해진 문서 형식은 없지만, 반드시 들어가야 할 내용은 있습니다. 뒤에서 다시 설명하겠습니다.
내부에서 인사이동을 할 경우, 가장 안전하고 빠르지만 담당자를 새로 교육해야 하고, 또다시 빈 자리를 채워야 한다는 단점이 있습니다. 채용 공고를 낼 경우, 가장 정석적이지만 적합한 인재가 없거나 채용이 무한정 미뤄질 수 있다는 단점이 있습니다. 프리랜서 고용의 경우에도, 빠르고 리스크 없이 구인할 수 있지만 중간에 업무 히스토리가 끊길 수 있다는 단점이 있습니다.
이렇게 각 인수인계 방법들은 각각의 나름의 장단점이 대비되기에 선택에 따른 리스크까지 고려해 보고, 가장 적합한 방식을 선택합니다.
앞에서 말씀 드렸듯이 인수인계 문서에 따로 정해진 양식은 없습니다. 다만, 아래의 항목이 명기&정리되어 있지 않으면 작고 큰 혼란이 야기될 수 있어 되도록 포함시키길 권장합니다. 퇴사자가 발생할 경우, 아래 항목들은 반드시 포함해 인수인계 문서를 작성하세요.(5가지)
가장 기초적인 내용이지만 생략하면 안 되는 내용이기도 합니다. 특히, 인수인계 히스토리 관리를 위해서 인수인계가 이루어지는 날짜는 반드시 작성해 놓는 것이 좋습니다. 인수자는 누구인지, 인계자는 누구인지도 함께 적습니다.
함께 일하는 부서와 담당자 같은 업무 채널을 소개합니다. 예를 들어, 다음과 같은 표를 포함하면 업무 진행 시 유관부서가 어디인지 쉽게 파악할 수 있습니다.
해야 할 업무 리스트를 적습니다. 단, 다음 담당자가 금방 이해하고 파악할 수 있도록 구조적으로, 체계적으로 적는 것이 보는 사람에게 좋습니다. 아래처럼 프로젝트 단위로 적고, 이슈사항을 명기합니다.
📋 프로젝트 : 담당자 한 사람이 딱 한 가지 일만 하는 경우는 드뭅니다. 어떤 프로젝트를 진행하고 있는지, 프로젝트 마감일자는 언제인지, 진행 상황은 어떠한지, 상세 내용은 무엇인지 적습니다.
📌 이슈사항 : 프로젝트로 작성하기 애매한, 현재 회의 중이거나 담당자를 정하지 못한 업무들이 있습니다. 이런 내용들을 이슈사항으로 별첨합니다.
회사에서 주로 사용하는 업무 페이지나 툴, 커뮤니케이션 채널 등을 소개합니다. 이때, ‘이슈 보고용: Jira / 커뮤니케이션: Slack’과 같이 용도에 따라 구분해서 각각의 역할까지 명시하면 더욱 좋습니다.
주기적으로 진행해야 하는 필수 업무들을 소개합니다. 예를 들어 매주 있는 회의 시간이나 각 회의록 링크 등을 적습니다. 여기까지 작성했다면, 다음 담당자가 업무를 하기 위해 필요한 내용은 거의 다 들어갔다고 보아도 무방합니다.
한 가지 기억해야 할 사실은, 이제부터는 담당자가 직접 몸으로 부딪치며 배우고 익혀야 한다는 점입니다. 아무리 완벽한 인수인계서를 작성하더라도, 그 자체만으로는 업무가 완전히 인계되는 게 아닙니다. 그래서 후임 담당자에게 적응할 시간을 충분히 주어야 합니다. 그 사이 업무 공백이 생기지 않도록 전임자와 업무 공백을 어떻게 메울 것인지에 대해서도 함께 논의해 두세요.
경험상 어플제작 프로젝트는 다사다난한 일들의 연속입니다. 하지만 대부분 사람 문제이기에 잘 대비하고, 문화와 체계만 잘 정리해 둔다면 누구나 안정적으로 운영할 수 있습니다. 다만 ‘경험’은 꼭 필요합니다. 프로젝트의 시작부터 끝까지 완벽하게 돌아 본 경험이 얼마나 있냐는 프로젝트 운영 체계, 기획에 영향을 끼치는 가장 큰 요인입니다.
이런 측면에서 위시켓은 어플 제작과 관련해 가장 안정적인 선택지입니다. 10만 기업 이상의 프로젝트를 직간접적으로 경험해 왔고, 그 안에서 수많은 변수와 마주해 왔습니다. 그래서 프로젝트마다 전담 매니저를 배치해 이런 변수와 리스크를 대비하고 함께 해결해 가는 중이죠.
어플 제작을 염두에 두고 있거나, 실행으로 옮길 외주 업체를 찾고 있다면 내용을 위시켓에도 공유해 보시기 바랍니다. 일일이 업체를 찾고 선정하는 일부터 심플하게 줄고, 프로덕트를 어떻게 구현하는 게 좋을지 여러 조언을 함께 구할 수 있습니다. 아래 배너를 누르면 위시켓으로 이동합니다.
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