프리랜서라면 절대 하면 안 될 이메일 관련 실수 13가지

2013.10.25

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프리랜서라면 절대 하면 안 될 이메일 관련 실수 13가지

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이메일이나 전화를 통해 사람들과 연락하는 것은 요즘에 정말 당연한 일이죠. 이메일과 전화만으로도 좋은 기회들을 많이 얻을 수 있습니다.  물론 연락을 ‘잘’한다면 말이지요. 불행히도, 너무 많은 프리랜서들이 (프리랜서들 뿐만 아니라 다른 사람들도) 이메일을 효과적으로 보내는 방법을 모릅니다. 이메일 역시 비즈니스라는 것을 잊어버리기 때문이지요. 실수를 저질러 놓고 실수인 줄도 모른 채 일이 잘 되기를 바랍니다.  이번 글에서는 프리랜서라면 절대 해 서는 안 될 실수들에 대해 말씀드리겠습니다.

흔한 이메일 관련 실수들

“이메일을 얼마나 제대로 작성하고 계신가요?”  라는 질문에  “그냥 그래요.”, “잘 모르겠어요.”, “잘하진 못해요.” 라는 대답을 했다면,  이 글을 꼭 읽어보시길 바랍니다.


1. 전체메일로 보내기

혹시 이메일을 보낼 때 한 통 작성해서 복사, 붙여넣기 기능을 사용해 다수의 클라이언트들에게 같은 메일을 보내지는 않았나요? 다른 수신인을 보이지 않게 설정해 둔다 하더라도 메일의 말투같은 디테일한 부분에서 전체메일이라는 것을 쉽게 알아볼 수 있죠. 사실, 이런 이메일들은 받자마자 바로 스팸메일함으로 보내버립니다.

2. 수신인의 특징을 제대로 파악할 것

이메일을 제대로 보내기 위해 첫번째로 할 일은 수신인이 될 사람에 대해 정확히 파악하는 것입니다. 도대체 관심도 없는 내용의 메일을 왜 보내는지 알 수 없게 만드는 이메일들은 받아봤자 머리에 쥐만 날 뿐이죠.

3. 수신인 이름을 확인할 것

세부사항에 주의를 기울이세요. 사소한 오류들이 많이 발견되면 나쁜 인상을 남길 수 있습니다. 이메일 수신인의 이름을 꼭 정확히 적으세요. 이메일을 다른 사람에게 잘못 보내거나 수신인의 이름을 틀리게 적는 것만큼 창피하고 타격이 큰 실수도 없습니다.

4. 오타를 줄일 것

오타를 줄이고 철자를 올바르게 적는 것은 중요합니다. 이메일은 당신이 프리랜서 일을 얼마나 꼼꼼히 하는 지를 반영하는 척도입니다. 만약 이메일에 실수가 가득하다면 수신인은 아마 프리랜서로서의 일처리도 그러하리라고 판단하겠지요.

5. 요점을 분명히 할 것

누구나 다 바쁩니다. 구구절절 설명해 놓은 이메일을 다 읽어볼 시간이 없습니다. 답장을 받고 싶으면 주요 포인트 한 두 개만 간단히 정리해서 보내세요. 짧고 정확한 문장으로 의사표현하세요. 깔끔한 형식에 맞춰 작성해야 읽는 사람이 빠르게 훑어봐도 쉽게 요점이 파악됩니다.

6. 모바일 기기로 읽는 사람들을 고려할 것

많은 사람들이 모바일 기기를 사용해서 이메일을 확인합니다. 해외의 기업가 수잔 거넬리우스는  “4명 중 3명이 모바일 기기로 읽기 힘든 이메일은 바로 삭제해 버린다”라고 말했었죠. 이메일을 작성할 때 모바일 기기로 읽는 경우를 반드시 고려해야 한다는 점을 알 수 있습니다.

실수

7. 격식을 갖출 것

당신의 이메일은 곧 당신의 비즈니스 태도를 보여줍니다. 전문적이어야 하죠. 많은 프리랜서들이 이메일을 주고 받을 때 지나치게 격의없는 모습을 보입니다. 물론 오랫동안 함께 일한 클라이언트라면 그런 격의없는 모습을 좋아할 수도 있지만, 클라이언트와 몇 번 만나지 않은 상황이라면 좀더 격식을 갖춘 어조로 작성해야 합니다. 그 클라이언트와 당신과의 정서적 거리가 좁혀지기 전까지 말이지요.

8. 감정을 차분히 가라앉히고 작성할 것

많은 프리랜서들이 화가 나 있는 상태에서 이메일을 작성하곤 합니다. 클라이언트에게 분노를 가득 담아 이메일을 전송하고 나면 전송 직후에야 기분이 좋을 지 몰라도 프리랜서로서의 이미지에 하등 좋을 것 없습니다. 이메일은 감정이 가라앉고 난 뒤에 작성하세요.

9. 제목을 명확히 달 것

이메일은 제목이 중요합니다. 사실, 제목 하나로도 수신인이 메일을 읽을지 말지가 결정된다고 볼 수 있습니다. 만약 제목이 모호하다면 수신인은 당신의 이메일을 열어보지도 않고 삭제할 공산이 큽니다. 또한 제목은 수신인이 메일의 내용을 궁금해 할 만큼 흥미롭게 작성해야 합니다.

10. 행동지침을 구체적으로 명시할 것

다른 모든 마케팅 관련 문서가 그렇듯이 이메일 역시 수신인이 어떤 행동을 취하길 원하는지 설명하는 것이 중요합니다. 당신이 전달하고자 하는 바를 추측하도록 만들지 마세요. 수신인이 상품을 구매하도록 유도하는 이메일이라면 초대 메시지를 넣으세요. 이메일에 직접 링크를 넣어 클릭만으로도 원하는 페이지나 사이트로 넘어갈 수 있도록 하세요.

11. 수신인 위주의 내용을 넣을 것

다른 마케팅 전략과 마찬가지로 이메일 역시 수신인의 니즈에 집중해야 합니다. 단순히 당신의 서비스가 어떤 것인지 나열해 놓지 마세요. 어떻게 그 서비스가 수신인에게 도움이 되는지를 설명하세요. 당신이 잠재고객, 즉 수신인이 원하는 바를 제대로 파악하고 있다는 생각이 들어야 구미가 당기기 때문입니다.

12. 연락처를 적을 것

가능하면 연락수단을 하나 이상 적으세요. 그리고 그 연락처가 혹시 바뀌기 이전 연락처는 아닌지 확인하세요. 또한, 반드시 당신이 누구이고 왜 이런 이메일을 보내는지 확실하게 설명하세요. 당신의 프리랜서 사업과 관련된 링크가 있다면 링크를 달고 그렇지 않으면 클라이언트가 연락할 수 있는 전화번호를 넣으세요.

13. 보너스: 이메일에 서명기능을 사용할 것

이메일 서명은 연락처와 프리랜서 사업에 대한 간단한 소개글을 넣기에 안성맞춤인 기능입니다. 그러나 많은 프리랜서들이 이 편리한 기능을 제대로 사용하지 않고 있지요.


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