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여러분의 시간을 관리하고 리스크를 줄이는 프로젝트 수행 방법
UX에 처음 발을 들여놓았을 때 제가 가장 먼저 배워야 했던 것은 디자인과 리서치에 걸리는 시간을 예상하고 이를 프로젝트 모든 단계에서 최대한 일찍, 자주, 그리고 더 많은 사람에게 알리는 것이었습니다.
저의 경험을 바탕으로 UX에 입문하는 분들께 도움을 드리고자 이 글을 작성했습니다.
▶이 글은 프리랜서 혹은 에이전시의 주니어 디자이너에게 특히 도움이 될 것입니다.
상상해 보세요. 여러분이 이제 막 일을 시작했는데 자신이 일을 수행할 역량이 부족하다는 것을 깨달았습니다. 하지만 일을 배울 시간이 없고 일정에 쫓기고 있거나, 다른 사람의 도움을 받을 수 없다면? 말 그대로 패닉 상태가 됩니다.
자, 만약 당신이 완벽주의자이고 일이 틀어지는 것을 참지 못하는 성격이라면 이를 다스릴 방법이 필요합니다. 그렇지 않으면 여러분의 업무에 실제로 악영향을 미칠 것이기 때문입니다.
불안감과 실패에 대한 두려움으로 UX 경력을 시작해서는 안됩니다.
저는 복잡한 UCD1에서 소규모 프로젝트에 이르기까지 빠르게 시간 계획을 세울 수 있는 방법을 찾아냈습니다. 이를 사용하면 리스크와 종속성을 명확히 보여주고 작업을 완료할 충분한 시간이 있는지 확인하며 주변 이해 관계자까지 효율적으로 관리할 수 있습니다.
1 사용자 중심 디자인(User Centered Design). 사용자가 원하고 필요로 하는 것에 대해 사용자의 한계 능력과 상황에 맞추어 디자인 프로세스를 통해 사용자를 중심으로 사고하여 만들어 내는 인터페이스, 서비스, 제품 디자인의 철학적 접근 방법이자 디자인 사상
프로젝트 기획 시작하기
어느 종류의 일을 하든 다음과 같은 접근 방법을 적용할 수 있습니다.
1. 대략적인 작업 시간 산정
프로젝트는 초반에는 대부분 다음과 같이 말합니다. 며칠, 몇 주, 혹은 몇 달. 대략적인 시간이라도 산정해 보세요.
2. 산정한 시간을 도식으로 나타내기
여기에서는 시간을 원하는 단위로 세분화할 수 있습니다. 예를 들어, 여러분이 2일간의 린(Lean) 사용자 테스트2를 포함하여 2주 내로 기획에서 결과 보고에 이르기까지 모든 작업을 완료해야 하는 상황에 놓여있다고 생각해봅시다. 여기서부터 그림을 그려나갈 수 있습니다.
일단 2주라는 기간을 일 단위로 나누어 도식으로 표현해봅니다. 이렇게 짧은 시간이 주어진 경우, 저라면 각각을 반나절로 쪼개 세분호할 것입니다. 실제로 펜을 들고 종이에 그려나갑니다. 키보드로 칠 때보다 여러분의 두뇌가 더 활발하게 움직일 것입니다.
팁 ▶ 점심시간을 잊지 마세요! 주의를 기울이지 않으면 휴식 시간을 고려하지 않고 일정을 짜게 됩니다.
마찬가지로, 12주 프로젝트인 경우 12주에 대한 계획을 일 단위 블럭으로 나누어 세울 수 있습니다.
만약 6개월짜리 프로젝트라면 주 단위로 세분화된 계획을 세울 수 있겠죠.
6개월 프로젝트를 반나절 단위로 나누지 않는 이유는, 관리할 수 있는 큰 작업 단위로 계획해도 충분하기 때문입니다.
2 테스트와 반복된 검증으로 빠르게 문제를 찾고 해결하는 린(Lean) UX 프로세스의 한 단계로 최소한의 기능만을 갖춘 간단한 프로토타입으로 진행된다.
관리 가능한 큰 작업에 대해서만 계획하라
너무 공들여 세세한 작업 단위까지 계획하는 것은 날씨를 예측하는 것과 같습니다. 이해 관계자 측에서 무언가가 변경되는 순간 여러분의 계획은 무너지고 결국에는 프로젝트 수행 자체보다 세부 계획을 재조정하는데 더 많은 시간을 쏟아붓게 될 것입니다. 만약 나이가 있으신 분이라면 아놀드 림머3를 기억하실 것입니다.
3 아놀드 유다 림머(Arnold Judas Rimmer)는 크리스 배리가 연기한 영국의 공상과학 시트콤 레드 드워프(Red Dwarft)의 캐릭터이다. 계획을 세우는 일에 지나치게 몰두한 나머지 시험에 번번이 떨어지는 모습을 보여준다.
3. 관리 가능한 가장 큰 작업에 대한 일정 세우기
이제 그려놓은 각 블록에 작업이나 활동을 적어 넣을 차례입니다. 다시 말하지만, 이것은 다른 것에 방해받지 않고 온전히 집중해야 하는 가장 크고 중요한 작업들입니다.
예제 1: 린 사용자 리서치
관리 가능한 가장 큰 작업의 예로는 “구인 공고 내용 작성” 또는 “연구 계획 작성” 등이 있을 수 있습니다. 이는 여러분이 이해 관계자나 업무 관리자의 동무이나 간섭 없이 수행하기를 원하고, 또 실제로 그렇게 할 수 있는 업무여야 합니다.
다음은 2주간의 린 리서치 프로젝트에 대한 일정 계획 예시입니다.
팁 ▶ 주변에 UX 디자이너나 경험 많은 선배들이 있다면 여러분의 일정 계획을 보여주고 빠르게 피드백을 받아보세요. 개인적인 경험읇 ㅏ탕으로 여러분이 생각지도 못한 리스크나 의존성에 대해 짚어줄 수 있을지도 모릅니다. 이 또한 배움의 과정입니다.
예제 2: 마이크로사이트4 와이어프레임
여기서 여러분이 맡은 일은 문제 정의와 요구사항을 이해하고, 인포메이션 아키텍처(IA)5, 디자인 스케치, 와이어프레임6, 프로토타입을 제작하는 것입니다.
참고: 여기서 보여드리는 그림은 단지 예시일 뿐입니다. 실제로 각 작업은 더 오래 걸리거나 적게 걸릴 수 있습니다. 각 작업에 필요한 도구 또한 상황에 따라 달라질 수 있습니다 #그때그때달라요.
위의 예시는 손으로 그린 것이지만 12주 이상 일정이거나 협업하는 다른 사람들의 일정까지 고려해야 한다면, “실행 취소” 버튼이 있는 Excel을 사용하기 시작하는 것이 좋습니다.
4 대형 웹 사이트의 일부. 미니사이트라고도 한다. 마케팅과 같은 별도의 목적을 위해 사용되며, 홈페이지처럼 별도의 웹 주소를 가진다.
5 웹 애플리케이션에서 제공하는 정보를 구조화 할 수 있도록 설계하는 것을 말한다. 흔히 정보 설계 또는 정보 구조 설계라고 칭한다.
6 실제로 디자인을 진행하기 전에 화면에 표시될 구성, 정보 체계, 기능, 콘텐츠에 대한 전체적 레이아웃을 간단한 선(wire)으로 단순하게 표현한 스케치를 의미함.
4. 진행 중이거나 승인 필요한 업무, 그리고 의존성을 강조해서 보여주세요
이제 프로젝트 전체를 블록 단위로 볼 수 있게 됐습니다. 더 진행하기에 앞서 다른 사람의 승인을 받아야 할 시점이 왔습니다.
원할 때마다 즉시 승인을 받을 수 있다면 가장 이상적이겠지만 이는 현실적으로 어려운 일입니다.
따라서 내가 언제까지 어떤 문서가 필요한지, 언제 고객 승인이 필요한지, 어느 시점에 동료, 업무 관리자, 또는 고객과 함께 업무를 진행하고 산출물에 대한 컨펌(sign-off)이 필요한지 생각해 보세요.
그리고 이를 꼭 기록해 두세요. 머지 않아 필요하게 될 것입니다.
이를 일정 도식 상에 추가하면 프로젝트가 진행에 따라 어떤 종속성이 있는지 확인하는데 많은 도움이 될 것입니다.
5. 작업을 완료하기 전까지 상황에 맞춰 조정하기
이 시점에서는 특정 작업에 얼마만큼의 시간이 필요할지 정확히 알 수는 없지만 적어도 여러분에게 충분한 시간이 주어졌는지 확신할 수 있어야 합니다. 처음부터 모든 것이 완벽해야 한다는 압박에서 벗어나야 합니다.
포스트잇을 사용하면 편리하지만, 없다면 종이 위에 지웠다가 썼다를 만복할 수 있습니다. 중요한 것은 각 작업이 현실적으로 달성 가능하다고 느껴질 때마다 옮기는 것입니다.
경험치가 쌓여갈수록 무엇이 더 많이 걸리는지 알게 되고, 프로젝트 진행 중 언제 어디에서 좀 더 고민하고 분석하며 피드백에 대한 반영이 필요할지 배우게 될 것입니다. 만약 이번이 처음이라면 쉽지 않을 것입니다. 하지만 지금은 일단 어떤 부분이 가장 어렵다고 생각하는지, 어떤 부분이 가장 자신 없는지에 집중해 보세요. 그리고 그 부분에 더 많은 시간을 배정해 보는 것입니다.
팁 ▶ 경험이 없거나 자신 없는 작업에 대해 더 많은 시간을 할당할 여력이 없는 경우, 고객 프레젠테이션 전날 진행 중인 작업을 공유하거나 승인 요청해 보세요. 오후 5시에라도 말이죠. 이렇게 하면 여러분이 부정적인 피드백을 받더라도 그날 저녁 바로 수정할 수 있습니다. 야근을 즐기는 사람이 없다는 건 알지만 고객 프레젠테이션 1시간 전인 오전 9시에 무언가를 수정해야 하는 일이 생기는 것보단 훨씬 낫습니다.
6. 문서로 남기기
PM에게 종이 위에 휘갈겨진 낙서를 넘겨줄 수는 없는 일이며 누가 보더라도 이해할 수 있어야 합니다. 때로는 여러분이 건네준 일정을 간트 차트7로 옮겨 적을 때 오타가 발생할 수도 있습니다. 따라서 여러분이 다음 할 일은 작업 계획을 테스트 형식으로 작성하고 올바르게 전달하는 것입니다.
문서 작성하기
고객이나 PM, 또는 나 자신을 위한 것이 든, 일단 계획을 문서로 남기면 내가 언제까지 무엇을 완료해야 할지 명확히 알 수 있고 이를 다른 사람과 공유할 수 있습니다.
다음과 같은 항목들이 포함되어야 합니다.
· 진행할 작업의 이름
· 작업을 통해 달성할, 또는 달성하도록 요청 받은 주요 목표
· 적용할 방법에 대한 개략적인 설명
· 업무별 핵심 작업과 산출물
· 주요 일정
· 모든 의존성 목록(내가 작업을 계속 진행하기 위해 다른 사람이 해주어야 하는 것)
· 모든 가정사항(예: 작업 결과가 적시에 승인받을 수 있어야 함. 참가자 모집 예산이 확보되어 있음.)
이는 간략한 텍스트 형식으로 작성할 수 있으며 필요에 따라 주석과 스프레드시트를 첨부할 수도 있습니다. 번거로운 일일 수 있지만, 여러분이 진행하는 프로젝트에서 위험을 줄이기 위해 꼭 필요한 정보입니다.
팁 ▶ 이메일만 보낸다고 끝나는 것이 아닙니다. 질문에 답하거나 추가적인 설명을 요구하고 실시간으로 수정하는 등의 작업을 하기에 앞서, 당사자와 직접 얘기를(줌, 전화 등을 통해) 나눠보세요. 이는 작업 내용과 산출물에 대해 발생할 수 있는 오해를 사전에 제거할 수 있는 안전장치이며, 다른 사람들이 여러분의 계획을 믿고 따르게 만드는 과정의 일부입니다.
이메일로는 다른 사람의 마음을 움직일 수 없습니다.
7 프로젝트 일정관리를 위한 바(bar) 형태의 도구로서, 각 업무별로 일정의 시작과 끝을 그래픽으로 표시하여 전체 일정을 한눈에 볼 수 있다.
프로젝트 기획이 필요한 이유
내가 해야 될 일과 일정을 한발 앞서 고민한다면 다른 사람들의 기대치를 본인이 원하는 대로 관리할 수 있습니다. 이와 같은 프로세스를 통해 여러분의 계획을 다른 팀과 공유하고, 계획에 앞서 갑자기 무언가 재촉받는 일을 방지할 수 있습니다. 이미 공유했던 여러분의 계획을 다시 꺼내 보여주기만 하면 되겠죠? 여러분을 포함한 모두의 스트레스를 줄일 수 있습니다.
또한, 여러분에 대한 다른 사람의 신뢰 또한 높일 수 있습니다. 여러분 스스로가 자기 주도적으로 일을 진행하고 있음을 아주 명확하게 보여줄 수 있으므로 다른 사람들이 여러분이 하는 일에 일일이 간섭하거나 챙길 필요가 없습니다. 한 가지 힌트를 드리자면, 이는 신입사원의 일 처리가 아닌 승진이 보장된 UX 디자이너의 업무방식입니다.
PM이 되기 위한 첫 걸음
제가 여러분에게 알려드리고 싶은 것은 프로젝트 매니저가 되는 방법이 아니라 PM의 가장 친한 친구가 되는 방법입니다. 가진 기술에 상관없이 자신이 맡은 업무에 대한 일정과 종속성을 자신있게 예측하고 공유할 수 있는 사람은 누구나 신뢰를 얻을 수 있습니다.
또한, 프로젝트를 진행 중 발생할 수 있는 리스크를 다음과 같이 줄여줍니다.
· 몇 주 앞서 이해 관계자들과 시간 약속을 잡고 그 사이에 준비에 필요한 충분한 시간을 확보할 수 있습니다.
· 업무 관리자는 본인이 승인해야 하는 작업과 일정을 미리 인지하게 되며 이로 인한 지연을 사전에 방지합니다.
· 프로젝트 진행에 대한 책임 소재를 여러분이 전적으로 떠맡는 것이 아니라, 프로젝트 오너 및 이해관계자들과 공유하게 됩니다.
언제 필요한 방법론인가요?
제가 드릴 수 있는 가장 큰 조언은 모두 일을 맡아서 진행하기 전에 반드시 먼저 계획을 세우는 것입니다. 그리고 여러분의 계획을 공유하고 필요한 의존성에 대해 설명할 때, 여러분이 진행하는 작업에 차질이 없도록 관련된 사람들에게 확답을 받으세요.
많은 변수가 있을 수 있지만 성공적인 첫 단추를 끼울 수 있습니다.
아무리 노력해도 여러분은 초능력자가 될 수 없습니다. 인간과 관련된 모든 프로세스는 불완전하고 항상 변수가 존재하기 때문에 프로젝트에 대한 여러분의 예측은 틀리기 십상입니다. 따라서 지금까지 설명한 프로세스를 통해 우리가 얻고자 하는 것은, 여러분의 평판과 여러분을 포함하여 프로젝트에 참여하는 모두에게 미칠 수 있는 위험을 최대한 줄이는 것입니다.
인간은 선천적으로 계획 수립에 능하지 않습니다. 그리고 UX에 처음 입문한다면 모든 일을 얼마나 걸릴지 정확하게 예측하려 애쓰지 않아도 됩니다. 경험이 모든 것을 해결해 줄 것이기 때문입니다.
하지만 제가 여기서 설명한 프로세스를 따른다면 나 자신뿐만 아니라 이해 관계자들까지 고려한 업무 진행 계획을 좀 더 체계적으로 세울 수 있을 것입니다.
출처: https://blog.prototypr.io/project-planning-for-ux-designers-b144f1254392
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