[위시켓] 화상 회의를 성공적으로 이끄는 8가지 방법

많은 회사들이 재택근무를 하는 팀원과 일을 하게 되는 경우가 존재합니다.
회의에 꼭 참여해야하는 사람이 외근을 나갔다거나 먼 곳으로 출장을 간 경우 부득이하게 화상 회의를 진행해야 하는 상황이 충분히 발생할 수 있습니다.
여러분만의 화상 회의를 성공적으로 이끄는 방법이 있나요?

제가 노하우 몇 가지를 알려 드리지요.

1. 화상 통화를 사용할 것
다른 팀원들의 표정이나 비언어적인 표현들과 반응 보면서 대화할 수 있다면 더 좋습니다. 스카이프나 구글 행아웃 같이 무료로 화상회의를 진행할 수 있도록 서비스를 제공해 주는 곳이 많습니다. 매우 유용할 겁니다.

2. 회의 자료를 미리 배부할 것
회의 도중에 갑자기 자료를 나눠주는 일은 피하세요. 회의 구성원들에게 미리 자료를 배포해서 시작 전에 읽어볼 시간을 줍시다. 그리고 회의 자료마다 번호를 깔끔하게 붙여서 회의 중에 참조하기 편하게 하는 것도 중요합니다.

3. 시차를 고려할 것
만약 팀원이 해외에 있을 경우, 특히 시간대가 밤낮으로 완전히 뒤바뀐 경우 멀리 떨어져 있는 사람들도 고려합니다. “월드 클락(World Clock)”이라는 구글캘린더 애드온을 활용하면 시차를 조절하는데 도움이 됩니다. 월드 클락은 내가 있는 곳에서의 회의 시간이 각 참가자들의 시간대에서는 몇 시로 나오는 지 보여줍니다.
물론 시간대가 너무 다르면 조정하기 힘들겠지요. 가령, 이런 경우는 거의 드물지만 시드니, 시애틀, 런던, 그리고 베를린에 위치한 팀들을 모두 한자리에 모으려면 딱 좋은 시간대는 없다고 보면 됩니다. 그래도 시차를 최소화하려는 노력은 필요해요. 시차는 글로벌 기업을 운영하는 데에 빠질 수 없는 고려사항이므로 수많은 전화통화와 메모 교환, 그리고 이메일 교환을 통해 시간을 맞추도록 하세요.

4. 멀리 있는 멤버부터 발언기회를 줄 것
먼 곳에서 실시간 대화에 참여하느라 힘든 걸 고려하면 멀리 있는 사람에게 먼저 말할 수 있도록 해 줘야 합니다. 그게 상대방을 존중한다는 의사 표현이고 ‘우리는 당신의 참여도를 항상 인지하고 있다’는 뜻이거든요.
다음은 굳이 화상회의가 아니라 할 지라도 어느 회의든 지켜야 할 사항들에 대한 팁입니다.

5. 변명없이 시작 시간을 엄수할 것
회사가 아무리 성공가도를 달리는 중이라 해도 시간은 금입니다. 회의 한 번 여느라 사람 모으는 데 들이는 시간비용을 계산해 보면 아마 놀라실 겁니다. 들인 만큼 뽑아 내는 게 여러분이 할 일입니다.
저는 시간을 엄수하는 걸 매우 엄격하게 생각합니다. 물론 그게 현명한 기업운영이라는 이유 때문이기도 하지만 어떤 직책에 있든지 간에 지켜야 할 상대방에 대한 예의라고도 생각하기 때문이지요.
그렇다면 어떻게 다른 모두가 시간을 엄수하도록 할 수 있을까요? 누가  5분 지각했다면 그 사람은 5분을 그냥 놓친 겁니다. 굳이 그 사람을 위해  놓친 회의 내용을 다시 짚고 넘어가지 마세요. 그러면 지각한 사람은 분명 기분이 상해서 다음 번에는 정시에 나타날 겁니다. 분명히요.

6. 회의에 참여하는 모두에게 의미있는 의제를 설정할 것
항상 회의를 시작하기 전에 스스로에게 물어보세요. “안건 중에 무엇을 제외하고 시작해야 할까?” 이 질문은 회의안건 중 우선순위를 설정하고 분명한 목표를 세우는데 도움이 됩니다. 회의 참가자 중에 해당 안건과 관련없는 사람이 있다면, 안건을 수정하든가 회의 참가자를 조정해야 회사가 시간과 돈을 절약할 수 있겠지요.

7. 준비하는 자가 승리한다는 점을 명심할 것
회의가 두서없이 진행되고 지금 뭘 가지고 이야기하는 지 모르겠고 시간만 자꾸 흘러가서 소중한 시간이 낭비되는 느낌을 받아본 적이 있나요?
“인풋이 쓰레기면 아웃풋도 쓰레기다”라는 말이 딱 여기 들어맞지요.
제대로 운영되는 유용한 회의는 준비를 통해 만들어집니다. 그래야 사람들이 기본적인 내용에 시간낭비 하지 않고 중요한 사항과 어려운 문제에만 초점을 맞춰 토의할 수 있으니까요.

8. 회의 종료 시간을 맞추기 위해 토론을 질질 끌지 말 것
회의 참가인원이 많아지면 회의가 길어질 수도 있지요. 회의를 이끄는 리더라면 스스로 물어봐야 합니다.
“모든 사람이 지금 토론하고 있는 내용에 대해 알 필요가 있을까?”하고요. 만약 대답이 “아니다”라면 그 주제에 대해 토론하는 건 그만두세요.
그리고 만약 한 시간 동안 회의를 진행하기로 했지만, 한 47분 정도 지났는데 이미 목표한 바를 달성했다면 그냥 거기서 끝내세요. 나머지 13분은 각자 소중하게 사용하도록 하세요. 스케줄이 꽉 차 있는 사람에게는 13분만 추가로 늘어나도 감사할 일이거든요.

화상 회의 형태의 미팅은 꾸준이 늘어나는 추세입니다.
위의 팁들만 기억하고 있어도 회의시간이 아깝게 흘러가지는 않겠죠?