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프로젝트 인테이크는 프로세스 단계 이상으로 당신의 서비스의 일부이기도 합니다!

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작년, 저는 대형 금융회사에서 100명 이상 디자인팀의 인테이크 프로세스 개발을 도왔습니다. 정말 대단한 프로세스였습니다! 아, 이건 나중에 이야기하고, 일단 그때의 경험이 앞으로 프리랜서로서 새로운 프로젝트에 어떻게 접근해야 하는지를 바꾸는 계기가 되었으며, 그 이야기를 지금 말씀 드리고자 합니다.

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저는 프로젝트 인테이크가 아무때나 열어서 확인해 볼 수 있는 상자라고 생각하곤 했습니다. “실제 작업”에 착수할 수 있도록 빠르게 처리하는 일 말입니다.

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우리 모두는 고객의 말을 그대로 받아들여 고객의 요구 사항과 요점만 대략적으로 설명 듣고 작업을 시작한 경험이 있습니다. 평소 작업 기간이 짧아서 견적을 내고 빨리 일을 시작해야 한다는 압박감이 큽니다. 비록 어떠한 문제에 대해 좋은 해결책이 나올 거라 예감이 들지만 그게 맞지 않는 해결책일 수도 있습니다. 그렇게 결국 프로젝트 작업이 절반 정도 끝나갈 때쯤 우리는 하고 있던걸 뿌리치고 외칩니다. “우리가 왜 이런 일을 하고 있지?” “이걸 다 뭐에 쓰는 거야!?” “이게 다 무슨 의미가 있지?” 음, 마지막 질문은 안 하겠지만, 무슨 말인지 아시겠나요?

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이제는 프리랜서 디자이너로서 서비스의 일부로 인테이크를 제안합니다. 이는 새 고객과의 신뢰를 쌓고, 그들의 말에 귀 기울이고, 이해하고, 그들이 지지를 받고 있다는 것을 느끼게끔 해줄 기회입니다. 사실 이 과정은 제가 가장 좋아하는 부분입니다! 프로젝트가 진행될 곳엔 모든 가능성이 무궁무진하기 때문이죠.

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“인테이크”란 무슨 뜻일까요?

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인테이크 프로세스는 당신과 당신의 고객이 서로에 대해 알아가는 프로젝트의 초기 부분입니다. 첫 데이트 같은 거죠. 어떤 이들은 이를 상담, 협의 또는 요구 사항 검토 회의라고 부를 수 있습니다. 업무 범위를 정하고 함께 일할지 여부를 결정할 수 있는 충분한 정보를 얻는 것이 목표입니다.

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인테이크는 정보를 수집해 작업의 범위를 정하고 업무협약을 만들어 지지를 얻고 성공을 준비하는 과정이다.

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프로젝트 인테이크에서 우리가 정말 배우고자 하는 것은 무엇일까요?

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1. 당신은 이 고객/회사와 함께 일하시겠습니까?

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2. 당신의 기술과 서비스가 이 고객/회사의 니즈와 일치합니까?

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3. 당신의 인건비와 능력이 이 고객/회사의 니즈와 맞습니까?

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이 세 가지 질문은 자격, 영역 및 합의라는 세 가지 범위로 답변할 수 있습니다.

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자격: 당신은 이 고객/회사와 함께 일하시겠습니까?

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먼저 서로가 잘 맞는지를 알아봐야 합니다. 그들과 함께 일하고 싶고 그들이 필요로 하는 것을 본인이 제공할 수 있는가? 이 질문들은 당신이 제안서를 작성하기도 전에 질문의 답을 알아내는데 도움이 될 것입니다.

고객에게 물어보세요.

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– 어떤 비즈니스를 하십니까?

– 당신의 정신/비전/임무는 무엇입니까?

– 현재 직면하고 있는 가장 큰 문제는 무엇입니까?

– 당신의 주 고객/이용자는 누구입니까?

– 고객/이용자에게 필요한 것은 무엇이며, 그러한 요구사항을 어떻게 충족시켜주고 계십니까?

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참고: 여기서 질문 중 일부는 추측을 기반으로 한 것일 수 있습니다. 프로세스의 일부는 어떤 추측이 존재하는지 확인하는 것이므로 나중에 검증해야 할 사항을 정리할 수 있습니다.

자신에게 물어보세요.

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– 고객이 추구하는 가치와 나의 비즈니스 가치가 맞습니까?

– 내가 자랑스럽게 이야기할 만한 프로젝트가 될까요?

– 내 비즈니스에 새로운 관계에 대한 기회를 열어줄 수 있는 고객인가요?

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만약 질문 중 최소 두 가지에 “예”라고 대답했다면, 아마도 당신에게 좋은 기회일 것입니다.

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범위: 당신의 기술과 서비스가 이 고객/회사의 니즈와 일치합니까?

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이제부터 프로젝트가 무엇에 관한 것인지 자세히 살펴보겠습니다. 여기서 목표는 작업의 범위를 정하고 전달 가능한 결과물을 구분해내는 것입니다. 이 정보는 프로젝트 계획 수립과 금액을 매기는 것에 도움이 될 것입니다.

고객에게 물어보세요.

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– 본 계약에서 당신이 목표로 하는 기회 영역은 무엇입니까?

– 과거에 이 기회 영역에 도전해 본 적이 있습니까? 만약 그렇다면 어떻게 됐나요?

– 이 계약의 성공을 어떤 기준으로 평가하시겠습니까?

– 이 작업의 목표/목적은 무엇입니까?

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참고- 질문에 어떻게 답하느냐에 따라 각 질문에 대한 다른 대책을 세울 수 있습니다.

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자신에게 물어보세요.

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– 이 의뢰를 이행하는 데 필요한 능력, 기술 및 지식을 보유하고 있습니까?

– 고객의 기대를 뛰어넘을 자신이 있나요?

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만약 두 가지에 모두 예라고 대답한다면, 당신은 아마도 이 프로젝트를 맡을 수 있는 좋은 조건을 지녔을 것입니다.

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협의: 당신의 인건비와 능력이 이 고객/회사의 니즈와 맞습니까?

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이게 바로 본질적인 질문입니다.

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고객에게 물어보세요

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– 예정해두신 일정표가 있나요?

– 정해두신 예산이 있으십니까?

– 주요 의사 결정자는 누구입니까?

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이때가 바로 제안서나 프로젝트 계획을 짜기 전 위험을 감지하고 돌아설 수 있는 마지막 기회입니다. 회사 규모에 따라 예산에 대한 명확한 답변이 없을 수 있지만 범위를 물어보면 됩니다. 다른 옵션은 당신이 제공할 서비스에 대한 정보를 주고, 보편적으로 받는 가격을 제시하여 고객이 어떻게 반응하는지를 확인하는 것입니다.

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자신에게 물어보세요.

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– 고객이 제시한 일정표에 시간을 맞출 수 있나요?

– 고객이 내 서비스에 대한 비용을 감당할 수 있을까요?

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한 질문이라도 ‘아니오’라는 답이 나온다면 제안서나 프로젝트 계획서를 작성하는데 시간을 할애할 필요가 없습니다.

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결론

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인테이크를 서비스로 만드는 것은 당신의 결과물을 고객에게 전달할 때입니다. 각 질문에 답변을 생각해본 후, 학습한 내용을 토대로 다시 고객에게 제시하여 서로 같은 생각을 하고 있는지 확인 할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 당신은 고객과 신뢰를 쌓고, 당신이 고객의 요구를 듣고, 이를 이해하고, 결과물을 전달할 수 있다는 것을 고객에게 알리는 것입니다.

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요점

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인테이크 프로세스를 서비스의 연장이라고 생각하세요. 이 과정이 당신과 당신의 고객에게 좋은 인상을 남겨줄 것입니다.

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1. 신뢰를 쌓을 수 있는 기회: 제대로 된다면, 프로젝트에 대한 인테이크 프로세스가 당신이 새로운 고객을 이해하고 지지한다는 느낌을 줄 수 있습니다.

2. 명확성: 처음부터 문제에 적합한 질문을 함으로써 문제를 올바르게 해결하고 있는지 확인합니다.

3. 유연성: 인테이크 프로세스는 고객의 어떠한 독특한 요구에도 적용될 수 있어야 합니다. 고객과 고객이 원하는 프로젝트에 맞게 질문을 조정합니다.