[위시켓] 프리랜서들의 작업을 간소화하는 방법 – 시스템, 소프트웨어, 그리고 자동화!

2014.04.08

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[위시켓] 프리랜서들의 작업을 간소화하는 방법 – 시스템, 소프트웨어, 그리고 자동화!

시스템은 쉽고 효율적이며 일관된 방식으로 사업을 운영하는데 있어 중요한 요소입니다. 적절한 소프트웨어와 시스템을 사용한다면 여러분이 매일같이 하는 작업들의 상당수를 간소화할 수 있을 겁니다. 그렇게 되면 시간과 돈을 절약하는 건 물론이고 당신의 사업이 더 번창할 수 있는 기회가 마련되겠지요.
본론에 들어가기에 앞서, 우리가 ‘시스템’이라고 일컫는 게 과연 무엇을 의미하는 지부터 정의해 봅시다. 우리는 앞으로 시스템을 ‘원하는 결과를 얻기 위해 반복적인 작업들을 특정한 순서로 배치하는 법칙이나 흐름 혹은 과정’이라고 부르겠습니다. 처음에는 무슨 소리인가 싶으시겠지만, 알고 보면 간단합니다. 당신은 이미 몇몇 시스템을 사용하고 있을 겁니다. 그럴 확률이 꽤 높습니다. 예를 들면, 당신이 매일 수행하는 하루 일과 역시 시스템의 일종입니다. 아침에 기상해서 커피를 마시고 이메일을 확인한 후 그 날 해야 하는 작업들을 체크합니다. 일을 하다 보면 하루가 끝나갈 무렵에 원하는 결과를 얻겠지요.
이러한 하루 일과가 하나의 시스템입니다.
물론, 하루 일과는 매일매일 변하기 마련이니까 시스템의 가장 좋은 예라고 보기는 어렵지요. 최적의 시스템은 특별한 종류의 프로젝트를 다룰 때나 여러 명에게 이메일을 보내는 것과 같이 변화가 크게 없는 활동을 반복할 때 사용될 만한 시스템이지요.
공장에 있는 생산라인을 떠올리면 됩니다. 재료(당신의 경우 업무에 해당)가 이 기계(업무를 수행하는 단계들)에서 저 기계로 옮겨 다니다 보면 컨베이어벨트가 끝나는 지점에 이르러서는 완성된 제품(업무수행결과)이 나오는 것처럼요.
시스템을 사용하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
●     예측 가능한 결과가 도출됩니다.
●     반복적인 업무가 자동으로 이루어집니다.
●     업무를 더 빨리 수행할 수 있습니다.
●     효율성이 상승합니다.
●     협동이 쉽습니다.
●     작업의 질이 상승합니다.
●     응답 시간이 늘어납니다.
요약하자면, 시스템을 통해 시간과 돈을 절약하는 한편 고객 만족도와 작업 속도, 그리고 업무의 질은 올라갑니다. 시스템은 또한 반복적인 업무로 쓸데없이 낭비되는 에너지를 줄여줍니다. 한 업무를 수행하는 데 필요한 과정을 명료하게 보여줌으로써 불필요한 작업을 줄이고 필요한 업무에만 집중할 수 있게 도와주지요.
“낭비하는 것은 한계를 의미한다. 조직에게 낭비를 줄이는 것은 한계를 뚫는 가장 쉬운 방법 중 하나다.” – “Yourself Solid”의 저자, 마이클 포트
여러분은 프리랜서 사업의 모든 방면에 시스템을 적용할 수 있습니다. 몇몇 분야에 있어서는 특정한 시스템만 적용할 수 있겠지만 대부분의 경우 어떤 분야의 프리랜서든 간에 업무에 도움이 되는 시스템들이 있습니다.
프리랜서 사업에 있어서 시스템을 적용하기 가장 좋은 방면
“이게 무슨 난장판이야”  친구에게 불평을 늘어놓습니다. “지금 너무 바빠. 아무것도 못 찾겠어. 터지는 일마다 수습하고 있는데 되는 게 없어” 사업은 규모가 커지면서 무질서 해졌습니다. 그녀는 클라이언트의 연락처를 관리하고 지속적인 연락책을 유지하는데 필요한 시스템을 갖추지 않았습니다. 그 결과 그녀는 혼란스럽고 무질서한 상황에 놓였습니다.
하루는 침착하게 앉아서 체크리스트를 작성했습니다. 제안서를 제출할 때 해야 하는 일들을 나열해 보았지요. 그 과정에서 중복된 건 없는지 그리고 각각의 과정들이 논리적으로 이어지는 지 확인해 보았습니다.
그 이후 제안서를 작성할 일이 생겼을 때 그녀는 이전에 작성해 놓은 체크리스트를 꺼내 그대로 했습니다. 그러자 15분정도 절약됐습니다.
그 다음날 그녀는 제안서 2개를 작성했습니다. 이번에는 체크리스트를 이용해 30분을 단축했습니다. 4일이 지나자 그녀는 15분을 더 단축할 수 있었습니다.
그 달 말에  이전에 없었던 8시간 가량의 여유가 생겼고 제안서를 작성하는 과정이 훨씬 간편해졌다는 걸 깨달았습니다. “이젠 기계처럼 제안서를 뽑아낼 수 있어요!” 하고 웃습니다.
프리랜스 사업을 위해 시스템을 만들려면 모든 불필요한 작업들을 골라내고 중요한 작업만 효율적으로 남겨놓는 것을 목표로 해야 합니다. 일을 끝내는 데 필요한 가장 좋은 방법을 찾아내고 그 방법을 반복해서 적용하는 거지요. 제안서를 작성하는 것과 같은 일이야말로 시스템을 적용하기 완벽하게 좋은 경우입니다. 위의 이야기에서 캐롤라인은 단순한 체크리스트 하나로 제안서를 훨씬 빨리 작성할 수 있었습니다.
만약 여기서 한 발짝 더 나아가 여기저기 적용 가능할 만한 견본을 만들어 놓는다면 어떨까요? 얼마나 더 많은 시간을 절약할 수 있겠습니까? 이런 생각이 바로 사업에 필요한 효율적인 시스템을 구축하는 시발점입니다.
프리랜스 사업을 위한 시스템 구축하기
다음은 어떤 시스템이 여러분에게 적합한지 찾는 단계입니다:
1단계 – 리스트 작성하기
아무데나 조용한 데 앉아서 종이랑 연필을 가지고 여러분이 자주하는 업무활동을 전부 적어보세요. 가능한 한 많이 생각해 보세요. 매일 하는 업무에는 어떤 것이 있나요? 매주하는 업무는? 클라이언트를 위해 어떤 일들을 하나요? 
2단계 – 정리하기
작성한 리스트를 훑어보고 지워서 없애세요. 여러분이 하기 좋아하는 일이나 그때그때 상황에 따라서 다르게 처리해야 하는 일들은 지우세요. 하기 싫고 시간 많이 잡아먹는 일들만 남겨서 관련된 일들끼리 그룹으로 묶어보세요.
3단계 – 계획하기
이제 정기적으로 처리해야 하는 일들이 몇 개의 그룹으로 묶여 있을 겁니다. 제안서를 보내는 일처럼요. 이제 이중 어떤 부분이 반복적인지, 어떻게 하면 한 번 해놓고 나중에 또 써먹을 수 있을지 생각해 보세요. 그런 일들을 모아 개요를 짜 봅시다. 아니면 그런 일을 처리해줄 소프트웨어를 찾아 봅시다. 그러면 바로 그게 시스템이랍니다.
이 단계를 다 거쳤다면 이제 이 시스템들을 다양한 방면에 적용할 수 있습니다. 회계나 프로젝트 관리 같은 시스템들은 꽤 복잡한 반면 고객 연락처 관리와 같은 과정은 꽤 단순한 시스템이지요. 프리랜서 사업 전체를 시스템으로 바꾸는 건 엄청난 작업입니다. 사업의 많은 부분에서 여러분은 시스템을 짜기 위해 밑바닥부터 차근차근 공들여야 할겁니다. 다행인 건 천천히 시스템을 적용하다 보면 결국 사업이 간소화될 수 있다는 점이지요.
지금 당장 여러분의 사업에 딱 맞는 새로운 시스템을 고안하기 위해 쩔쩔맬 필요는 없습니다. 다른 사람들이 이미 만들어 놓은 시스템부터 조금씩 적용해 나가면 되니까요.
대부분 사업들이 가장 기본적인 운영절차는 공통적으로 가지고 있습니다. 이미 많은 사람들이 그런 방면에 있어서는 편리한 시스템을 만들어 놓았지요. 이러한 기존 시스템이나 소프트웨어를 통해 힘 안들이고 여러분의 사업을 자동화하는 이득을 얻을 수 있습니다. 가장 간편하고 흔히 쓰이는 시스템에는 다음과 같은 것들이 있습니다.
●     회계, 고지서 지불, 가계부
●     고객 관리
●     프로젝트 관리
●     마케팅, 홍보
이런 방면에서 여러분은 기존 시스템이나 소프트웨어, 아니면 기존에 다른 사람이 쓰던 전략들을 바로 적용할 수도, 조금 수정해서 적용할 수도 있습니다. 그러면 작업량을 줄일 수 있겠지요. 굳이 여러분에게 딱 맞는 시스템을 만들 필요 없이 기존에 있는 시스템들을 통합해서 사용해도 됩니다. 이렇게 저렇게 조합해 보고 다양한 방법들을 적용해 보고 어떤 게 가장 잘 맞는지 실험해 보세요. 이렇게 시스템을 조합해서 사용했을 때 가장 즉각적인 효과를 볼 수 있을 법한 방면부터 시작해 보세요. 조합하는 방법이 굉장히 다양하기 때문에 여러분이 직접 시스템을 만들어 볼 필요가 아예 없을 지도 모릅니다.
명심할 것은 다른 사람에게 맞는 방법이라고 해서 여러분에게도 맞을 거라고 확신해서는 안 된다는 점입니다. 가장 중요한 것은 여러분 스스로 간소화된 사업을 운영하기 위한 최적의 방법을 찾는 것입니다.
여러분은 어떻게 하고 계신가요?
당신의 프리랜스 사업을 위해 사용하는 시스템에는 어떤 것들이 있나요?

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현재 베타서비스 중입니다. 
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