[위시켓] 나만의 업무 매뉴얼 만들기

2014.02.25

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[위시켓] 나만의 업무 매뉴얼 만들기

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여러 방면에 걸친 업무를 하다 보면 예상치 못한 상황에 맞닥뜨릴 때가 있습니다. 그럴 때 도움을 주는 것이 업무 매뉴얼입니다. 또한 매뉴얼이 있다면 일상적인 업무를 처리 할 때도 시간에 쫒기지 않고 프로젝트를 완수 할 수 있습니다. 매뉴얼을 만드는 데에 많은 시간과 노력이 필요하기 때문에 이런것을 만들 시간에 일을 조금이라도 더 해야겠다는 생각을 가질 수도 있습니다. 하지만 당신이 계획을 철저히 세우고 업무에 임하는 데도 시간이 부족하고 프로젝트의 완성도가 떨어진다면 매뉴얼 구축을 다시 한 번 생각해 보아야 합니다. 업무 매뉴얼을 만들면 얻을 수 있는 이점은 무엇이 있고 어떤 시스템에 매뉴얼을 적용 할 수 있을가요?


업무 매뉴얼을 만들어야 하는 이유는 무엇인가요?

1. 생산성이 최대로 높아진다

업무 매뉴얼을 고안할 때 얻을 수 있는 가장 큰 이점은 바로 효율성과 생산성이 높아진다는 것 입니다. 매뉴얼을 만들면서 프로젝트의 완성도를 방해했던 병목요인은 무엇인지 파악 할 수 있습니다. 또 어떤 때에 어떤 일을 하면 생산성이 높은지 다시 점검하고 가장 효율적인 업무 방식을 찾을 수 있습니다.

2. 좋은 습관이 길러진다

익숙한 일을 반복적으로 하다보면 나도 모르게 나쁜 습관이 생기는 경우가 많습니다. 매뉴얼을 가지고 그 매뉴얼대로 업무에 임하다 보면 나쁜 습관들을 고칠 수 있습니다. 의식적으로 자신만의 업무방식을 구축해야 좋은 습관을 몸에 익힐 수 있습니다.

3. 최상의 업무의 질을 유지 할 수 있다

매뉴얼이 있으면 시간을 효과적으로 사용할 수 있도록 도울 뿐만 아니라 업무결과도 향상시킬 수 있습니다. 실전에서 얻은 경험은 훌륭한 자산이지만 그것을 더 활용하려면 경험들을 모아 매뉴얼로 만드는 것이 중요합니다. 정리된 내용을 체계적으로 실행에 옮긴다면 지속적으로 높은 업무의 질을 유지할 수 있을 겁니다.

어떤 부분에 매뉴얼을 적용 할 수 있을까요?

1. 재정 관리

재정관리는 익숙해지기 어려운 업무사안입니다. 항상 수입과 지출을 기록하고 확인해야하며 프로젝트의 대금 청구서를 완성하고 관리하는 것은 어렵지만 반드시 필요한 과정입니다. 재정을 어떻게 관리할 지에 대한 매뉴얼을 구축해 놓는다면 업무외에 드는 시간을 쉽게 절약할수 있습니다.

재정을 관리하는데 필요한 매뉴얼을 구축하기 위해서는 FreshBooks 같은 서비스를 이용하거나 스프레드시트를 사용해서 개인 정보를 한 눈에 훑어볼 수 있도록 정리하는 장치를 마련하는 것이 필요합니다. 뿐만 아니라 이러한 작업을 정기적으로 수행하도록 계획해야 합니다. 예를 들어, 매 주 금요일 오후에는 한 주 동안의 수입과 지출을 기록하고 청구서를 발송한 후 특히 뛰어난 성과가 있었는지 검토해 보기로 정해 놓는 겁니다.

제대로 된 재정 관리 매뉴얼을 구축해 놓지 않으면 기록해 두어야 되는 사안을 간과하거나 아직 지불되지 않은 청구서 발송을 깜빡 잊기 일쑤입니다. 그렇게 되면 이런 문제들을 다시 처리하는데 시간을 쏟아야 하고 이미 처리된 게 뭔지 앞으로 처리해야 될 게 뭔지 혼동하기 쉽습니다. 그러나 효율적인 재정관리 시스템이 있으면 이런 데에 낭비하는 시간들이 절약되기 때문에 더 조직적으로 일하게 될 겁니다.

2. 시간 관리와 업무 계획하기

프리랜서 일만이 갖는 이점 중에 하나는 대부분의 회사에 취직해서 일하는 사람들과는 달리 스케줄을 유동적으로 관리할 수 있다는 점입니다. 그러나, 지나치게 스케줄이 유동적이라 일관성이 없는 경우 생산성이 저하되고 시간을 효율적으로 쓰지 못합니다. 수입을 올리거나 업무시간 줄이는 게 목표라면 생산성을 개선할 시간관리 시스템을 스스로 구축해야 합니다.

특정 업무를 매 번 같은 스케줄에 넣어두고 습관화하면 같은 시간 내에 많은 업무를 끝낼 수 있었습니다. 특정 업무를 특정 시간대에 반복하도록 정해두거나, 해야 할 일을 나열한 목록을 만들고 하나씩 해나간다든가, 하루 중 가장 일이 잘 되는 시간에 집중적으로 일한다든가 하는 방법들 모두 보다 나은 결과를 이끌어 낼 겁니다.

어떤 방법이 가장 적합한지는 개개인마다 다르겠지만 공통적으로 중요한 것은 자신의 업무습관을 파악하고 자신만의 시간관리를 위한 시스템을 만들어 평가할 줄 아는 것입니다. 시간관리 매뉴얼의 예시는 다음과 같습니다:

        • 다음 날 할 일을 그 전날 미리 생각해서 목록으로 작성해 두기
        • 일에 과부하가 걸리지 않도록 이메일이나 블로깅 같은 부담없는 업무와, 클라이언트가 의뢰한 웹사이트 관련 업무를 처리하는 것과 같은 정신적 에너지가 많이 소모되는 업무를 잘 배치해서 계획하기
        • 업무 시간이 초과될 상황을 대비하여 일이 없는 시간대를 설정해 두기

3. 고객 관리

회사에 소속되어 있지 않은 프리랜서나 소규모의 개발, 디자이닝 팀은 스스로를 마케팅 해야 합니다. 그 중에 가장 중요한 것이 기존 고객을 관리하고 신규고객을 유입하는 것이죠. 물론 기계처럼 고객 응대를 자동화하는 것은 불가능하겠지만 어느 정도 고객 관리를 효과적으로 할 수 있는 매뉴얼을 만들어 두는 것이 필요합니다. 예를 들어 이메일을 확인하고 응대하는 시간대를 정하는 것입니다. 정한 시간만 수신함을 확인해서 답장을 보내면 됩니다. 또한 서로 다른 고객들로부터 비슷한 질문의 이메일을 여러 통 받는다면, 해당 사안에 대한 템플릿을 만들어 두고 비슷한 질문을 받을 때마다 템플릿을 상황에 맞춰 조금씩 수정한 후 발송하면 됩니다.

고객 응대를 위한 시스템을 구축하는 일은 사실 세심한 주의가 필요합니다. 물론 업무 효율성을 위해서라면 고객 응대 역시 다른 일들처럼 시스템을 구축해 두는 것이 도움이 됩니다. 하지만 항상 고객 각자에 맞는 접근법을 택해야 하며 지나치게 일률적으로 체계화된 고객 응대를 할 경우 서비스의 질이 저하된다는 점을 잊지 말아야 합니다.

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4. 작업 순서

만약 당신이 디자이너라면 새 프로젝트를 시작할 때에 어떤 표준 절차를 따라 클라이언트로부터 정보를 제공받을 지에 대한 시스템을 구축해 두는 것이 좋습니다. 뿐만 아니라 자신에게 효과적인 방식대로 작업 순서에 대한 시스템을 설정해 둘 수도 있습니다. 예를 들면, 처음에는 디자인을 종이에 그리고 포토샵에 이를 옮긴 후, 코딩을 하는 식으로 말입니다. 또 코딩만 따로 떼어놓고 생각하자면, 자신만의 일관된 코딩 방식을 정해 두거나 프로젝트에 쓸 CSS framwork를 만들어 두는 것도 생산성을 향상하는 데 도움이 됩니다.

작업 순서에 대한 시스템을 구축하기 위해서는, 평소 일할 때 거치는 단계를 살펴보세요. 어느 단계에 시간을 가장 많이 쏟는지, 그리고 어떻게 절차를 세워야 업무를 단순화하고 더 나은 결과가 나오는지에 대해 생각해보세요.

매뉴얼대로 작업을 할 때의 단점은 없나요?

생산성을 높이기 위해 시스템을 정해두고 그대로 따르는 것도 지나치면 해가 됩니다. 기계적으로 접근하게 되기 때문입니다. 그렇게 되면 업무 만족도가 떨어지고 결국에는 이점보다 단점이 더 커질 수 있습니다. 자신만의 시스템을 구축할 때에는 스스로 잘 판단해서 뭐가 적절한 지 결정해야 합니다. 한 번 시스템이 자리잡으면, 융통성을 가지고 시스템을 따르고 그때그때 상황에 잘 맞춰서 수정할 필요가 있습니다. 여태까지 그래왔다고 해서 똑 같은 일을 그대로 반복하기만 하면 안됩니다.  그대신 애초에 왜 이런 시스템을 설정했는지 되짚어 보고 모든 경우에 똑같이 적용해야 되는 건 아니라는 점을 기억하세요.

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