미팅에서 시간을 절약하는 방법

2014.12.17

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위시켓을 통해 수많은 미팅을 진행하다 보면 두 가지 부류의 사람이 있다는 것을 알게 됩니다.
미팅을 처음부터 끝까지 철저히 준비하는 사람과 그렇지 않은 사람.
대부분의 클라이언트와 파트너스들은 미팅에 시간 낭비하는 것을 무던히도 싫어합니다. 특히 하루에도 두 세 건씩 미팅이 몰리는 파트너라면 하릴없이 지체되는 미팅이 가장 피하고 싶은 것이지요.
오늘은 미팅에서 시간을 절약하는 방법에 대해 이야기하고자 합니다.

미팅 중독자들

평소에 외부 미팅을 많이 하는 사람이라면, 특히 프리랜서라면 공감하실 거예요.
모두에게 공평하게 주어지는 하루 24개의 시간을 어떻게 하면 가장 효과적으로 쓸 수 있을지에 대해 끊임없이 고민하시겠지요.
시간 낭비가 줄어들면 생산적으로 사용할 수 있는 시간은 당연히 늘어나게 마련입니다. 일 하나를 처리하는 데 들어가는 시간이 줄어들면 당연히 부차적으로 들어가는 여러 자원을 아낄 수 있어요. 프리랜서로 활동한다면 이 점을 염두에 두시겠지요.
어딜 가나 이런 클라이언트들이 있습니다. 메일이나 초기 미팅 시 간결하게 프로젝트 내용을 주고 받은 후에 계약서도 다 작성하고 나서, 그제서야 이런저런 수정사항을 전화로 요구하는 사람들이요.
전화 연락이 안되면 불같이 화를 낸다든지 전화가 될 때까지 수 십 번을 연락하는 사람들이라면 여러분, 같이 프로젝트를 진행하실 수 있겠나요?
메일로 간단하게 전달할 수 있는 일을 가지고도 매번 전화로 확인하려는 스타일이면 프로젝트 진행 내내 연락 문제로 시달리겠지요. 괜찮을 리 없어요.

어떻게 이 상황에서 벗어날 것인가

5분마다 전화를 할 정도로 연락에 목매는 클라이언트라 할지라도 프로젝트가 구미가 당길 정도로 좋은 조건이라면 마냥 포기할 수만은 없습니다. 옥에 티라고 생각하고, 석연치 않지만 일을 진행하는 사람들이 부지기수지요. 커뮤니케이션에 트러블이 많이 발생할 것 같아 초기 미팅을 거절한다면, 그 클라이언트와는 앞으로도 같이 작업할 일은 없습니다.
클라이언트가 시도 때도 없이 전화를 거는 경우, 그래서 작업에 차질이 빚어질 경우 어떻게 이 상황을 모면해야 할까요?

바쁜 사람이 되자

초기 미팅이 끝나고 나서 추후 미팅 약속을 잡을 때, 클라이언트 배려 차원에서 클라이언트에게 시간을 맞추게 되면 그 후로도 계속 약속에 관해 줄다리기를 할 수밖에 없습니다. 미리 짜인 일정을 제시하고 빈 시간에 클라이언트가 조율하도록 유도합시다. 그러려면 우선 일정을 잘 정리해놓는 습관이 필요하겠지요?

미팅의 용건을 파악하자

클라이언트가 미팅을 왜 가지려 하는지 정확한 목적을 물어보고, 미팅을 가지기 앞서 준비하는 자세가 필요합니다. 관련 자료를 부탁하고 미팅 준비를 철저히 해서 실제로 미팅을 하는 시간을 줄이세요. 정확한 목적과 방향이 없는 자리는 삼천포로 빠지기 쉬우니까요.
준비를 철저히 하면 굳이 미팅을 가지지 않고 온라인으로 간단히 해결되는 경우도 많고요. 설령 미팅을 가지게 되더라도 준비가 많이 된 상태라면 클라이언트의 요구사항이나 질문에 답변만 명쾌하게 제시한 후 미팅을 짧게 끝낼 수 있습니다.

미팅 내용과 시간에 대한 룰을 정하자

아무리 철저히 준비해 불필요한 미팅을 줄이더라도, 프로젝트를 진행하면서는 수많은 미팅을 치를 수 밖에 없습니다. 미팅을 가질 때 상호간 룰을 정하는 게 좋습니다. 클라이언트가 미리 개요를 보내놓으면 15분 정도 시간을 내 검토해 줄 수 있다거나, 아니면 미리 설명을 보내놓고 15분 동안 다시 그 설명을 구두로 해줄 수 있다는 식으로 제한을 두세요.
미리 설명을 보내고 미팅에서 다시 그 내용을 말로 설명하면 클라이언트는 굳이 미팅까지 가지지 않았어도 됐음을 깨닫게 될 것입니다. 서로 미팅 내용과 시간에 대한 룰을 정하면 불필요한 미팅에 시간을 낭비하지 않아도 되지요.

자신감 있게 미팅을 주도하자

파트너들은 전문가입니다. 자신의 노하우대로 미팅을 주도해나가세요. 클라이언트가 잦은 미팅을 가지는 이유는 프로젝트 진행에 대해, 파트너에 대해 확신이 들지 않기 때문입니다. 걱정이 되는 거지요.
파트너가 “자, 그럼 제가 메일로 이미 말씀 드린 내용 외에 또 다른 궁금하신 점이 있나요?”라고 자신감 있게 말한다면, 클라이언트도 파트너가 얼마나 확신을 가지고 일을 진행하는 지를 알고 안심할 것입니다.
이렇게 강하게, 자신감 있게 미팅을 주도하는 것은 약삭빠른 것이 아닙니다. 오히려 업무를 더욱 효율적으로 처리할 수 있도록 하는 것이지요.

미팅 중독 클라이언트를 분별하는 법

어색한 분위기의 미팅이 이어지다가 결국에는 계약서에 도장을 찍지 못하고 찜찜하게 자리가 끝난 경험을 해보셨을 것입니다. 그런 일이 없도록 하려면, 처음부터 미팅에 중독된 클라이언트들을 분별해내는 것이 중요합니다.

의뢰 내용이 지나치게 짧다면?

“웹사이트를 하나 만들어야 하는데, 가능한가요?”와 같은 한 줄짜리 의뢰 내용에 지나치게 친절한 답변을 해준다면 자칫 무료 컨설팅을 해주는 격이 될 수 있습니다. 어찌하다 계약을 체결한다 하더라도 문제는 여전히 남지요. 프로젝트를 맡게 될지 확실하지도 않은 상황에서 문의를 해도 답장을 해주는, 그야말로 다 퍼주는 파트너가 되는 것이지요. 일일이 모든 클라이언트에 대응하다 보면 실제로 손에 거머쥐는 계약서는 거의 없을 것입니다.

했던 얘기를 하고, 또 하고

단 몇 시간 부재중이었음에도 계속해서 전화 연락을 시도하는 클라이언트라면, 피곤한 프로젝트의 서막이라고 볼 수 있습니다. 그 내용을 들어봐도 딱히 별다른 내용이 없을 확률이 높지요. 재차 확인하기 위한다는 변명을 하겠지만 그냥 자신이 불안해서 했던 얘기를 반복하는 경우일 수 있어요. 파트너를 귀찮게 하는 클라이언트의 징조이기도 하고요.

스피커 폰으로 돌릴게요~

수화기 건너편에는 누가 있을 지 알 수 없지요. 표면적으로는 여러 명이 한 번에 통화하기 때문에 시간을 절약할 수 있을 것이라 생각하지만, 그룹 통화를 한다면 질문이 꼬리에 꼬리를 물 가능성이 큽니다. 준비가 철저한 클라이언트라면 내부에서 협의 후에 소통 채널을 일원화해 한 사람이 미팅을 주도하겠지요. 심지어 계약을 하기도 전에 그룹 통화를 제안하는 클라이언트라면, 전화 미팅 시 시간 낭비를 하게 될 것은 각오해야 합니다.

파트너라고 다 미팅을 싫어하는 것도 아니고, 클라이언트라고 다 미팅을 필수조건으로 내세우지도 않습니다. 실제로 미팅은 프로젝트를 진행하는 과정에서 굉장히 중요한 부분이지요. 하지만 미팅은 커뮤니케이션의 수단이며 하나의 방법일 뿐이라는 것을 잊으면 안됩니다. 너무 잦은 미팅은 일을 위한 일을 하는 격이니까요.
더불어 시간 효율 측면에서 잦은 미팅을 기피하는 파트너라면, 클라이언트에게 신뢰감을 줄 수 있는 실력과 현명한 대처 방법을 먼저 갖추는 것이 필요합니다.
프로페셔널하게 미팅을 주도하는 파트너가 되고 싶은 분들께 이번 포스팅이 도움이 되었으면 합니다.

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* 본문 내용은 http://workawesome.com/general/meetings/ 를 각색한 자료입니다.

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